Office Manager

Deze vacature is inmiddels succesvol ingevuld -

Voor een van onze opdrachtgevers in Nijmegen zijn wij op zoek naar een Office Manager. Het betreft een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid. Je krijgt de ruimte en de vrijheid om je eigen ideeën vorm te geven waardoor je doorlopend de mogelijkheid hebt om jezelf te (blijven) ontwikkelen.

Haal jij altijd het beste uit jezelf en zorg jij voor een organisatie die loopt als een geoliede machine? Maak jij het mogelijk dat jouw collega’s zich op hun kerntaken kunnen richten door dingen perfect te regelen, voor te bereiden en af te stemmen? Wil jij werken bij een scale up in een enthousiast team waar prestatie en plezier bovenaan staan? Dan zijn wij voor een van onze opdrachtgevers op zoek naar jou!

Onze opdrachtgever is een kleinere, maar gedreven organisatie met een indrukwekkend portfolio. Al sinds 10 jaar werken zij mee aan het (online) succes van klanten zoals o.a. Sanidrõme, FIFPro, World 11 (in samenwerking met de FIFA), Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN University of Applied Sciences) en het Kandinsky College.

Doelstelling is om opdrachtgevers blij te maken en de doelgroepen van opdrachtgevers maximaal bereiken en activeren.  

De Taken van de Office Manager bestaan uit:

Service:
Beantwoorden van de telefoon, agendabeheer en ontvangen van gasten;
Aftersales en beheren van klantgegevens;
Beantwoording inkomende mail/post;
Verzorgen documentbeheer;
Aanspreekpunt voor leveranciers.

Administratie:
Het bewaken en vastleggen van processen en het signaleren van verbeteringen;
Verzorgen contractbeheer;
Ondersteunen bij de uitvoering van de onlineprojecten en planning;
Procesbeschrijvingen officemanagement op orde houden;
Admin- en beheertaken van diverse ICT-tools;
Zorgen voor klantgeluk.

Personele zaken:
Ondersteunen bij werving en selectie;
Administratie en documentatie voor nieuwe medewerkers;
Verlofregistratie;
Salarisadministratie;
Bijdragen aan het teamgeluk.

Facilitaire zaken:
Voorraadbeheer, inkoop kantoorartikelen en boodschappen;
Zorgdragen voor een representatief uitziend kantoor;
Onderhouden contacten met leveranciers en verhuurder m.b.t. te leveren diensten en onderhoud van het kantoor.

Financiële Administratie:
Bijhouden van de administratie (bankmutaties / crediteuren / debiteuren) in Exact Online;
Debiteurenbeheer;
Voorbereiden van de periodieke maandelijkse afsluiting;
Verwerken van administratieve mutaties en facturatie;
Het optimaliseren van het administratiesysteem;
Onderhouden van contacten met partners, leveranciers en de adviseur en accountant.

Wie zoeken we? 
Je bent enthousiast, positief ingesteld en energiek. Je hebt organisatietalent en kunt goed overzicht houden. Je bent een échte verbinder, nauwkeurig, positief, stressbestendig en flexibel. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan een succesvol en snelgroeiende organisatie.

Profiel
Service-en oplossingsgericht, je haalt een kick uit blije klanten;
Neemt verantwoordelijkheid voor het proces van A tot Z;
Een zelfstarter én een team player;
Analytisch sterk, goed in het signaleren van knelpunten én het bedenken van oplossingen;
Positief en oplossingsgericht ingesteld, denkt 5 stappen vooruit;
Discreet en je staat voor kwaliteit.

Criteria
HBO werk- en denkniveau;
Kennis en ervaring van internet en klantenservice;
Projectmanagement skills en ervaring met projectmanagement tools;
Ervaring met Googlediensten.

Pre's
Ervaring met Exact Online, Teamwork Projects en Office 365.
Ervaring volgens LEAN of Scrum Agile filosofie.

Wat mag verwachten?
Je gaat deel uit maken van een klein, maar enthousiast en gedreven team. Er wordt geïnvesteerd in scholing en ontwikkeling zodat je nu, maar ook later de uitdaging vindt die je zoekt.

Wat wordt er geboden?  
Een marktconform salaris (afhankelijk van leeftijd en ervaring);
Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
Pensioenregeling;
Laptop en telefoon;
Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
Reiskostenvergoeding/auto van de zaak;
Uitzicht op vaste aanstelling.

Enthousiast geworden? Solliciteer dan direct!

Solliciteren?

Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur je sollicitatiebrief en CV naar ons via onderstaande button